在宅勤務マスターへの道－時間編－

2021/3/18

2020年のコロナ禍で働き方が大きく変化し、在宅勤務の割合が増えた方も沢山いるかと思います。中には毎日出社する働き方から、毎日在宅勤務という働き方に変わった方もいるかもしれません。オフィスとは異なる環境で、生産性が上がった方もいれば下がった方もいるでしょう。そこで、この記事では「在宅時の時間の使い方」をテーマにいくつかのコツを紹介していきます。

1. カレンダーに作業時間なども登録してみる

日頃カレンダー機能を使われている方も多いと思いますが、社内メンバーとの打ち合わせや来客の予定だけを入力しているだけの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そういった「関係者との予定」だけでなく、「個人の作業をいつするのか」を入力することで、「この時間には○○をやらなきゃ」というような意識を持つことができます。また、おおよその時間を入れておくことで、それぞれの作業にかかっている時間の割合なども把握でき後で振り返ることもできます。
カレンダー共有機能を使っていれば、社内メンバーから何をやっているのかがわかり、気を散らすような電話なども入りにくくなるでしょう。特に集中したい時などには、【集中作業】といったような文字を冒頭に入れておくことで周りにも状況が伝わりやすくなります。逆に言うと誰かに用がある時にはカレンダーを見てあげてくださいね。この文化が周りにも浸透してくると、声をかける前に相手のスケジュールを確認するようになります。「オフィスで相手の様子を見て忙しいかどうか察する」、これに近いことが在宅勤務でも実現できるようになります。

2. 集中したい時間だけタイマーをセットし、通知をOFFしてみる

上記のカレンダーの登録とは違う方法として、もう少し短いスパンでぎゅっと集中したい時にはタイマーのセットもおすすめです。心理学で“締め切り効果”と呼ばれる法則があります。学生時代のテスト前日に、異様な集中力ありましたよね。アレです。「この作業は集中してこの時間で終わらせる！」という時に、自らタイマーを設定してカウントダウンさせます。そうすることで、終わらせなきゃという気持ちが働いて、集中力が増すと言われています。この時、せっかく高まっている集中力を阻害するような、PC画面上の通知や携帯電話の通知をOFFにすることもおすすめです。

 3. 会議時間などは時間いっぱいではなく5分前に終わらせる

上記2つはどちらかと言うと、仕事へ集中をするためのコツでしたが、最後にご紹介するのは少し気を緩めるためのコツです。在宅勤務中の会議はwebでのミーティングばかりになってしまいます。そうすると会議が連続で入っている方は、スケジュール上では0秒で別の会議に移行しなければなりません。画面を凝視しながら行っているweb会議は、目も酷使しますし、気を張った状態が続きます。じつはオフィスでは、会議室を移動するという行動によって無意識に気持ちを切り替える効果が得られていたのですが、在宅勤務ではこれができません。そこで意図的にリフレッシュの時間を作ることをおススメします。1時間の会議であれば55分で終わることを目指し、そこで生まれた5分で身体をストレッチするなどしてみましょう。マインドリセットと共に思考の切り替えにも繋がり、また次の1時間に集中して臨むことができるようになります。

以上が、在宅勤務での働き方のコツ-時間編-でした。今後も在宅勤務での働き方のコツを紹介していく予定です。楽しみにしていてくださいね。